Schon gewusst: Google Dokumenten eine kurze Beschreibung mitgeben

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Seid kurzem kann man bei Google Dokumenten eine Beschreibung hinterlegen. Diese Beschreibung wird komplett durchsucht, wenn man über die Google Docs Suche sucht. Wieder eine Funktion die, die Zusammenarbeit mit Anderen verbessern soll.

Die Beschreibung hilft einmal beim besseren Finden, zusätzlich verschafft sie auch (wenn gut gemacht) einen schnellen Überblick über den Inhalt des Dokumentes.

Die Beschreibung kann über die Seitenleiste in der neuen Google Docs Übersichtsseite (siehe Bild) angelegt und auch eingesehen werden.

Vorteile von Google Docs für Kreative bei der Zusammenarbeit...

...mit den eigenen Kunden oder mit Partnerunternehmen. Jetzt wurde die Zusammenarbeit noch mal verbessert, durch die neuen Diskussionsfunktionen.

Nicht selten ist im Rahmen von Aufträgen mal mehr oder weniger Dokumentation oder Text notwendig.

Für eine Kommunikation mit mehreren Beteiligten an unterschiedlichen Orten bietet sich Google Docs besonders an - Vorteile sind zum Beispiel:

• Alle können - müssen aber nicht - gleichzeitig an einem Dokument arbeiten
• Es gibt eine Versionshistorie, mit der jede Änderung von jedem Beteiligten schnell nachvollzogen und sogar im Notfall rückgängig gemacht werden kann.
  
• Eine Kommentarfunktion ermöglicht es Ideen oder offene Punkte direkt im Dokument zu diskutieren.
• Mit Google Docs lassen sich schnell Skizzen erstellen und mit Text beschreiben
• Ideen können gesammelt werden - Screenshots können eingefügt werden, Links und Texte gesammelt werden. 
• Es ist sogar möglich Anderen ohne ein Google Konto Zugriff auf ein Google Docs Dokument zu geben

Wir verwenden Google Docs zum Beispiel bei neuen Entwicklungsprojekten, um eine einfache Entwicklungsplanung zu erstellen. Wir diskutieren die Planung über Google Docs intern bzw. geben auch Kunden Zugriff auf das Dokument, sofern es für Sie relevant ist. Wir reduzieren so die Meetings, jeder kann zu seiner Zeit an dem Dokument arbeiten. 

Wir fügen zum Beispiel Mockups oder Screenshots von der neuen Software ein, um zu verdeutlichen wie die Software aussehen soll und worauf zu achten ist. 

Schneller und einfacher kann man einen Text online mit anderen kaum bearbeiten.

Bei neuen Webprojekten mit Kreativen haben wir einen Fragebogen für den Endkunden, mit dem wir die jeweiligen Anforderungen und Wünsche des Endkunden erfassen. Diese Dokumente geben wir immer den am Projekt beteiligten Kreativen frei. So kann schnell und effizient über das Vorgehen informiert und wenn nötig diskutiert werden.

Wie Google sich eine Zusammenarbeit vorstellt, kann man in diesem Video sehen.

Schon gewusst: Alte Dokumente auf neuen Editor stellen - GoogleWatchBlog

Vor etwa einem Jahr wurde ein neuer Editor bei Google Docs eingeführt, jetzt kann man auch "alte" Dokumente auf den neuen Editor umstellen. Wie und welche Nachteile das mit sich bringen kann, hat der GoogleWatchBlog kurz zusammengefasst:

Docs: Alte Dokumente auf neuen Editor stellen

Schon gewusst: Man kann Google Kalender Einträge auch schnell ändern...

... wenn man einen Eintrag in einem Google Kalender angelegt hatte, musste man diesen anklicken und dann in der Sprechblase auf editieren klicken.

Das geht inzwischen auch schneller, einfach den Titel des Kalendereintrages in der Sprechblase direkt anklicken.

Google Kalender Eintrag schneller ändern...

Schon gewusst ist eine Serie mit kurzen Tipps zum Arbeiten mit Google Apps.

Google Docs freigeben ohne Google Konto

Update 01.11.2013: Dieser Tipp funktioniert bei Google Apps inzwischen leider nicht mehr. Google hat jedoch eine Funktion angekündigt, mit der ein Lese-Zugriff ohne Google Konto gewährt werden kann - mehr dazu ist hier zu finden: Share Docs, Slides and Drawings with people who do not have a Google Account

Frage: Kann man Google Docs Dokumente auch jemandem freigeben, ohne das diese Person einen Google Konto braucht?

Kreative die häufig für größere Unternehmen arbeiten, bei denen nicht jeder Mitarbeiter ohne weiteres ein Google Konto anlegen kann / darf, können Ihren Kunden bzw. deren Mitarbeitern trotzdem Ihre Google Docs Dokumente freigeben und gemeinsam mit Ihnen daran arbeiten.

Wie die Google Docs Freigabe ohne Google Konto geht erklären wir heute:

Dazu benötigen wir einen "geheimen" Link, den wir dann per Mail oder Messenger versenden können. Mit diesem besonderen Link ist es dem Empfänger dann möglich, ein Dokument zu bearbeiten ohne Zugangsdaten und damit ein Google Konto zu benötigen.

Gehen Sie in die Share bzw. Freigabe Einstellungen

In den "Share settings" muss man nun die generellen Freigabe Einstellungen ändern, dazu klickt man auf "Change".

Jetzt umstellen auf "mit Link" Freigabe - dann auf "Save" klicken

In den "Share Settings" erscheint jetzt oben der Link, diesen kopieren.

Jetzt haben wir den Link, diesen können wir jetzt z.B. per Mail an den Kunden schicken und dieser kann über den Link direkt auf das Dokument im Bearbeitungsmodus zugreifen.

Dank der History Funktion bei Google Docs können wir alle Änderungen unseres Kunden nachvollziehen und ggf. sogar Rückgängig machen. Wir müssen uns also keine Sorgen machen, dass durch unbedachte Änderungen unsere Arbeit verloren geht.

Eine wirkliche hilfreiche Erweiterung, um mit Anderen (Kunden, Freelancern oder Geschäftspartnern) zusammenzuarbeiten.

Die Frage "Vorteile von Google Docs für Kreative bei der Zusammenarbeit mit den eigenen Kunden" beantworten wir in einem der nächsten Einträge ausführlicher.

gmail Anhänge aus Google Docs

Frage: Wie kann man eigentlich Dokumente aus Google Docs direkt in gmail anhängen?

Antwort: Aktuell geht das direkt leider nicht, aber es gibt verschiedene kleine Umwege. Anbei mal die uns bekannten:

Variante 1 - Download und Upload
Man kann die Dokumente aus Google Docs herunterladen z.B. so:

Die Datei wird auf der Festplatte gespeichert und dann wieder z.B. per Drag & Drop an die Mail angehängt.

Variante 2 - InSync und Upload

In dem Fall ist nicht die Band aus den Neunzigern gemeint, sondern ein Tool (insync) mit dem man über den Finder (beim Mac) oder den Explorer (bei Windows) auf die Dateien in Google Docs zugreifen kann, als lägen Sie auf der eigenen Festplatte.
Jetzt kann man ohne den Umweg des Downloads direkt aus dem Finder / Explorer die Dateien an eine Mail anhängen, so wie man es auch mit anderen Dateien auf seiner Festplatte tut.

Es gibt noch eine dritte Variante, wobei diese nicht von gmail ausgeht, sondern direkt über Google Docs realisiert ist. Sie können ein einzelne (mehrere ist aktuell nicht möglich) Google Docs Dokument auch direkt per Mail versenden. Klicken Sie dazu bei dem Google Docs Dokument auf Share bzw. Freigabe und wählen Sie dann aus "als Anhang per E-Mail versenden". Diese Variante ist aber nicht zu vergleichen mit den oberen Beiden, da einem die ganzen Funktionen von gmail hier nicht zur Verfügung stehen (z.B. fehlt die Signatur, Formatierungsmöglichkeiten, etc.)

Fazit & Tipp
Aus Google Sicht sollte man vermutlich überhaupt keine Dokumente aus Google Docs per Anhang versenden (schon alleine wegen des Traffics), aber auch aus einem anderen Grund:
Mit jedem Anhang erzeugt man quasi eine Version des Dokuments, die unabhängig vom Originaldokument in Google Docs verändert werden kann. Die Stärken von Google Docs liegen in einer zentralen Speicherung und der Möglichkeit einfach gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten.  Überlegen Sie also gut, wann es sinnvoller ist, nur den Link zum Dokument zu versenden, anstatt eine Kopie an die Mail anzuhängen.

Wenn man übrigens mit Leuten arbeitet, die keinen Google Docs Zugang haben, kann man Ihnen auch einen Link senden, mit dem Sie direkt auf ein Dokument zugreifen können. (Dazu in den nächsten Tagen mehr)

gmail - schicke Signaturen PLUS Social Media Informationen

Seid Juli 2010 kann man auch bei gmail die Signaturen bzw. den Text der Signaturen formatieren und Bilder einfügen.

Wem das noch nicht weit genug geht, der kann zu der Erweiterung wisestamp greifen. Wisestamp kann besser formatieren und bietet die Möglichkeit eigene Social Media Seiten, sowie Instant Messenger Benutzernamen mit Icon in die Signatur zu integrieren.

Das Highlight von wisestamp ist, dass die Erweiterung sogar aktuelle Inhalte von eigenen Social Media Seiten in die Mail integrieren kann. z.B. die letzte News aus dem Blog, der letzte Tweet oder sogar ein Angebot aus dem eigenen eBay Shop.

Folgender Funktionsumfang kommt bei der Formatierung zusätzlich zu den gmail Signatur Formatierungsmöglichkeiten hinzu:

• Insgesamt 7 statt 4 Schriftgrößen
• mehr Schriftarten
• Schrifthintergrundfarbe
• Symbole einfügen
• Tabellen einfügen
• wem das alles nicht reicht, der kann sogar direkt das HTML bearbeiten

wisestamp google chrome Erweiterung

Da kann man sich doch austoben.

Die Erweiterung gibt es aktuell für Firefox und für Google Chrome:
http://www.wisestamp.com/

gmail - Standard Formatierung Schriftart und Schriftgröße festlegen

Frage: 
Wie kann man bei gmail Mails eine Standard Formatierung der Schriftart und Schriftgröße festlegen?

Antwort:
Sie benötigen dafür die Labs Erweiterungen

Labs öffnen

die benötigte Labs Funktion heißt: "Default Text Styling" oder auch "Standardtextstil".
Mit dieser Labs Funktion können Sie - sobald Sie diese aktiviert haben - über die Einstellungen "General" oder "Allgemein" die Schriftgröße (in vier Stufen), die Schriftart (Verdana, Times New Roman, Arial, etc.), Fett, Kursiv, sowie die Schriftfarbe für alle neuen Mails festlegen.

Aber Achtung: Nur weil Sie diese Einstellungen auswählen, müssen diese Formatierung vom Empfänger nicht unbedingt auch so gesehen werden. Das liegt nicht am gmail, sondern an der unterschiedlichen Art der einzelnen E-Maillösungen (Outlook, Webmailer, Thunderbird, etc.) mit der Darstellung bzw. Formatierung von Mails umzugehen.

Am besten - der Lesbarkeit wegen - ist daher immer keine, bzw. Standardformatierungen zu verwenden. Es geht in erster Linie um den Inhalt bei Mails, nicht um die Optik.