Schon gewusst: Mein Posteingang - meine Sortierung!

Jetzt gehört Ihr Posteingang wieder ein Stück mehr wirklich Ihnen, bei gmail können Sie jetzt die Sortierung selbst festlegen.

Welcher Mail Typ sind Sie? 

• Haben Sie lieber die aktuellsten Mails im Posteingang oben?
• oder lieber die wichtigsten Mails?
• oder lieber nur die wichtigsten, ungelesenen Mails?
• oder doch lieber nur die ungelesenen Mails?
• oder bestimmen sie am liebsten selbst, welche Mails oben und welche am Ende des Posteingangs liegen?

Na, haben Sie sich in der Liste wiedergefunden? Vermutlich! 

Quelle: gmailblog.blogspot.com

Gmail bietet jetzt genau diese Optionen als Sortierung für den eigenen Posteingang an.

• Klassischer Posteingang - aktuellste oben
• Wichtig (Important First) - wichtig oben
• Sortierter Posteingang (Priority Inbox) - ungelesen, wichtig oben
• Ungelesen (Unread first) - ungelesen oben
• Markiert (Starred first) - markiert oben

Die Ansichten kann man seid ein paar Wochen wählen - NEU ist jetzt aber, dass man es als Standardeinstellung speichern kann und dann seinen Posteingang immer in der gewünschten Sortierung angezeigt bekommt. Und wieder ein kleiner Schritt zum effizienteren Bearbeiten der Mails. 

Google Docs Offline wieder zurück?

Ist etwa die lange erwartete Google Docs Offline Funktion wieder zurückgekehrt? Oder auf dem Weg?

Seid heute habe ich eine neue Leiste über meinem Google Docs und so sieht sie aus:

Aktuell passiert noch nichts wenn ich drauf klicke, aber ich werde es mal testen.

Der Hinweis "Offline Docs Network connection lost" bzw. besonders "Switch to offline mode" hat mich neugierig gemacht.

Nähere Informationen folgen...

Schon gewusst: gmail hilft jetzt beim denken!

Zwei ehemalige Labs Funktionen haben es direkt in Googles gmail geschaft.
“Don’t forget Bob” und “Got the wrong Bob?” - klingt lustig, ist aber ganz hilfreich. Gerade für Kreativschaffende die ja häufig in Projekten und nicht selten in vielen verschiedenen Projekten arbeiten.

Don't forget Bob hilft Ihnen niemanden mehr in einer Mail zu vergessen. Das Ganze funktioniert so: Wenn Sie regelmäßig an eine bestimmte Gruppe Menschen Mails schicken, was ja bei Projekten häufig der Fall ist, dann erinnert Sie Google jetzt daran, wenn Sie einen aus der Gruppe mal vergessen haben. Sie werden also gefragt, ob Sie dieses Mal absichtlich die vergessene Person nicht anmailen möchten.

Got the wrong Bob? funktioniert so ähnlich, nur das diese Funktion Ihnen hilft Tippfehler zu vermeiden. Gerade bei Personen mit gleichem Nachnamen oder Vornamen passiert es im Eifer des Gefechtes schnell mal, dass man bei der automatischen Ergänzungsfunktion von gmail nicht genau hinschaut und die falsche Mailadresse hinzufügt. Goolge glaubt das feststellen zu können und informiert einen über andere Optionen. 

richtige Seitenansicht bei Google Docs nutzen

Google Docs ist inzwischen sehr umfangreich geworden - zum Glück aber noch lange nicht so umfangreich (oder besser überladen) wie MS Word. Und doch ein paar Kleinigkeiten können und werden regelmäßig noch verbessert.

Jetzt endlich gibt es auch eine richtige Seitenansicht. Bis lang gab es immer nur ein langes Dokument, jetzt gibt es schicke Unterteilungen.

Durch die neue Funktion gibt es jetzt nicht nur eine optische Trennung:

• auch die Kopf- und Fußzeile ist jetzt auf jeder Seite sichtbar, nicht mehr nur am Ende des Dokumentes
• Fußnoten sind jetzt auch nicht mehr in die grauen Boxen an den linken Rand des Dokumentes ausgelagert, sondern schon schick am Ende der Seite nach einem Trennstrich aufgelistet

Diese Funktion steht übrigens nur bei der neueren Version von Dokumenten zur Verfügung, Ältere müssen erst umgewandelt werden. Dazu hatte ich hier schon mehr geschrieben: "Alte Google Docs Dokumente auf den neuen Editor umstellen".

Kurz notiert: gmail mit eigenem Hintergrundbild schöner machen - so geht's

Google gibt uns jetzt die Möglichkeit unser gmail mit einem eigenen Hintegrundbild schöner zu machen.

Wie es geht erklären uns die netten Google Mitarbeiter hier (und sogar auf deutsch) -
Neu: Eigenes Hintergrundbild bei Google Mail festlegen

Viel Spaß beim basteln

Schon gewusst: Filtern in Google Spreadsheets jetzt möglich

Google Spreadsheet Filterbutton

Eine Funktion die ich mehr als Andere vermisst habe - einen Filter für die Tabellen in Google. Es gab natürlich auch bisher schon einen Filter, aber sehr eingeschränkt - bislang war nur filtern oder besser sortieren von A-Z oder Z-A möglich.

In Microsoft Excel kann man Tabellen Spalten mit dem Auto-Filter schnell nach Inhalten filtern. Diese Funktion gab es bisher bei den Google Spreadsheets nicht.

Seid Neuem ist dies jetzt aber auch in den Tabellen von Google möglich.

Filterfunktion über Kopfzeile der Tabelle

Filterauswahl pro Spalte

Schon gewusst: Google Dokumenten eine kurze Beschreibung mitgeben

Seitenleiste Google Docs Übersicht

Seid kurzem kann man bei Google Dokumenten eine Beschreibung hinterlegen. Diese Beschreibung wird komplett durchsucht, wenn man über die Google Docs Suche sucht. Wieder eine Funktion die, die Zusammenarbeit mit Anderen verbessern soll.

Die Beschreibung hilft einmal beim besseren Finden, zusätzlich verschafft sie auch (wenn gut gemacht) einen schnellen Überblick über den Inhalt des Dokumentes.

Die Beschreibung kann über die Seitenleiste in der neuen Google Docs Übersichtsseite (siehe Bild) angelegt und auch eingesehen werden.

Vorteile von Google Docs für Kreative bei der Zusammenarbeit...

...mit den eigenen Kunden oder mit Partnerunternehmen. Jetzt wurde die Zusammenarbeit noch mal verbessert, durch die neuen Diskussionsfunktionen.

Nicht selten ist im Rahmen von Aufträgen mal mehr oder weniger Dokumentation oder Text notwendig.

Für eine Kommunikation mit mehreren Beteiligten an unterschiedlichen Orten bietet sich Google Docs besonders an - Vorteile sind zum Beispiel:

• Alle können - müssen aber nicht - gleichzeitig an einem Dokument arbeiten
• Es gibt eine Versionshistorie, mit der jede Änderung von jedem Beteiligten schnell nachvollzogen und sogar im Notfall rückgängig gemacht werden kann.
  
• Eine Kommentarfunktion ermöglicht es Ideen oder offene Punkte direkt im Dokument zu diskutieren.
• Mit Google Docs lassen sich schnell Skizzen erstellen und mit Text beschreiben
• Ideen können gesammelt werden - Screenshots können eingefügt werden, Links und Texte gesammelt werden. 
• Es ist sogar möglich Anderen ohne ein Google Konto Zugriff auf ein Google Docs Dokument zu geben

Wir verwenden Google Docs zum Beispiel bei neuen Entwicklungsprojekten, um eine einfache Entwicklungsplanung zu erstellen. Wir diskutieren die Planung über Google Docs intern bzw. geben auch Kunden Zugriff auf das Dokument, sofern es für Sie relevant ist. Wir reduzieren so die Meetings, jeder kann zu seiner Zeit an dem Dokument arbeiten. 

Wir fügen zum Beispiel Mockups oder Screenshots von der neuen Software ein, um zu verdeutlichen wie die Software aussehen soll und worauf zu achten ist. 

Schneller und einfacher kann man einen Text online mit anderen kaum bearbeiten.

Bei neuen Webprojekten mit Kreativen haben wir einen Fragebogen für den Endkunden, mit dem wir die jeweiligen Anforderungen und Wünsche des Endkunden erfassen. Diese Dokumente geben wir immer den am Projekt beteiligten Kreativen frei. So kann schnell und effizient über das Vorgehen informiert und wenn nötig diskutiert werden.

Wie Google sich eine Zusammenarbeit vorstellt, kann man in diesem Video sehen.

Schon gewusst: Alte Dokumente auf neuen Editor stellen - GoogleWatchBlog

Vor etwa einem Jahr wurde ein neuer Editor bei Google Docs eingeführt, jetzt kann man auch "alte" Dokumente auf den neuen Editor umstellen. Wie und welche Nachteile das mit sich bringen kann, hat der GoogleWatchBlog kurz zusammengefasst:

Docs: Alte Dokumente auf neuen Editor stellen

Schon gewusst: Man kann Google Kalender Einträge auch schnell ändern...

... wenn man einen Eintrag in einem Google Kalender angelegt hatte, musste man diesen anklicken und dann in der Sprechblase auf editieren klicken.

Das geht inzwischen auch schneller, einfach den Titel des Kalendereintrages in der Sprechblase direkt anklicken.

Google Kalender Eintrag schneller ändern...

Schon gewusst ist eine Serie mit kurzen Tipps zum Arbeiten mit Google Apps.

Google Docs freigeben ohne Google Konto

Update 01.11.2013: Dieser Tipp funktioniert bei Google Apps inzwischen leider nicht mehr. Google hat jedoch eine Funktion angekündigt, mit der ein Lese-Zugriff ohne Google Konto gewährt werden kann - mehr dazu ist hier zu finden: Share Docs, Slides and Drawings with people who do not have a Google Account

Frage: Kann man Google Docs Dokumente auch jemandem freigeben, ohne das diese Person einen Google Konto braucht?

Kreative die häufig für größere Unternehmen arbeiten, bei denen nicht jeder Mitarbeiter ohne weiteres ein Google Konto anlegen kann / darf, können Ihren Kunden bzw. deren Mitarbeitern trotzdem Ihre Google Docs Dokumente freigeben und gemeinsam mit Ihnen daran arbeiten.

Wie die Google Docs Freigabe ohne Google Konto geht erklären wir heute:

Dazu benötigen wir einen "geheimen" Link, den wir dann per Mail oder Messenger versenden können. Mit diesem besonderen Link ist es dem Empfänger dann möglich, ein Dokument zu bearbeiten ohne Zugangsdaten und damit ein Google Konto zu benötigen.

Gehen Sie in die Share bzw. Freigabe Einstellungen

In den "Share settings" muss man nun die generellen Freigabe Einstellungen ändern, dazu klickt man auf "Change".

Jetzt umstellen auf "mit Link" Freigabe - dann auf "Save" klicken

In den "Share Settings" erscheint jetzt oben der Link, diesen kopieren.

Jetzt haben wir den Link, diesen können wir jetzt z.B. per Mail an den Kunden schicken und dieser kann über den Link direkt auf das Dokument im Bearbeitungsmodus zugreifen.

Dank der History Funktion bei Google Docs können wir alle Änderungen unseres Kunden nachvollziehen und ggf. sogar Rückgängig machen. Wir müssen uns also keine Sorgen machen, dass durch unbedachte Änderungen unsere Arbeit verloren geht.

Eine wirkliche hilfreiche Erweiterung, um mit Anderen (Kunden, Freelancern oder Geschäftspartnern) zusammenzuarbeiten.

Die Frage "Vorteile von Google Docs für Kreative bei der Zusammenarbeit mit den eigenen Kunden" beantworten wir in einem der nächsten Einträge ausführlicher.

gmail Anhänge aus Google Docs

Frage: Wie kann man eigentlich Dokumente aus Google Docs direkt in gmail anhängen?

Antwort: Aktuell geht das direkt leider nicht, aber es gibt verschiedene kleine Umwege. Anbei mal die uns bekannten:

Variante 1 - Download und Upload
Man kann die Dokumente aus Google Docs herunterladen z.B. so:

Die Datei wird auf der Festplatte gespeichert und dann wieder z.B. per Drag & Drop an die Mail angehängt.

Variante 2 - InSync und Upload

In dem Fall ist nicht die Band aus den Neunzigern gemeint, sondern ein Tool (insync) mit dem man über den Finder (beim Mac) oder den Explorer (bei Windows) auf die Dateien in Google Docs zugreifen kann, als lägen Sie auf der eigenen Festplatte.
Jetzt kann man ohne den Umweg des Downloads direkt aus dem Finder / Explorer die Dateien an eine Mail anhängen, so wie man es auch mit anderen Dateien auf seiner Festplatte tut.

Es gibt noch eine dritte Variante, wobei diese nicht von gmail ausgeht, sondern direkt über Google Docs realisiert ist. Sie können ein einzelne (mehrere ist aktuell nicht möglich) Google Docs Dokument auch direkt per Mail versenden. Klicken Sie dazu bei dem Google Docs Dokument auf Share bzw. Freigabe und wählen Sie dann aus "als Anhang per E-Mail versenden". Diese Variante ist aber nicht zu vergleichen mit den oberen Beiden, da einem die ganzen Funktionen von gmail hier nicht zur Verfügung stehen (z.B. fehlt die Signatur, Formatierungsmöglichkeiten, etc.)

Fazit & Tipp
Aus Google Sicht sollte man vermutlich überhaupt keine Dokumente aus Google Docs per Anhang versenden (schon alleine wegen des Traffics), aber auch aus einem anderen Grund:
Mit jedem Anhang erzeugt man quasi eine Version des Dokuments, die unabhängig vom Originaldokument in Google Docs verändert werden kann. Die Stärken von Google Docs liegen in einer zentralen Speicherung und der Möglichkeit einfach gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten.  Überlegen Sie also gut, wann es sinnvoller ist, nur den Link zum Dokument zu versenden, anstatt eine Kopie an die Mail anzuhängen.

Wenn man übrigens mit Leuten arbeitet, die keinen Google Docs Zugang haben, kann man Ihnen auch einen Link senden, mit dem Sie direkt auf ein Dokument zugreifen können. (Dazu in den nächsten Tagen mehr)

gmail - schicke Signaturen PLUS Social Media Informationen

Seid Juli 2010 kann man auch bei gmail die Signaturen bzw. den Text der Signaturen formatieren und Bilder einfügen.

Wem das noch nicht weit genug geht, der kann zu der Erweiterung wisestamp greifen. Wisestamp kann besser formatieren und bietet die Möglichkeit eigene Social Media Seiten, sowie Instant Messenger Benutzernamen mit Icon in die Signatur zu integrieren.

Das Highlight von wisestamp ist, dass die Erweiterung sogar aktuelle Inhalte von eigenen Social Media Seiten in die Mail integrieren kann. z.B. die letzte News aus dem Blog, der letzte Tweet oder sogar ein Angebot aus dem eigenen eBay Shop.

Folgender Funktionsumfang kommt bei der Formatierung zusätzlich zu den gmail Signatur Formatierungsmöglichkeiten hinzu:

• Insgesamt 7 statt 4 Schriftgrößen
• mehr Schriftarten
• Schrifthintergrundfarbe
• Symbole einfügen
• Tabellen einfügen
• wem das alles nicht reicht, der kann sogar direkt das HTML bearbeiten

wisestamp google chrome Erweiterung

Da kann man sich doch austoben.

Die Erweiterung gibt es aktuell für Firefox und für Google Chrome:
http://www.wisestamp.com/

gmail - Standard Formatierung Schriftart und Schriftgröße festlegen

Frage: 
Wie kann man bei gmail Mails eine Standard Formatierung der Schriftart und Schriftgröße festlegen?

Antwort:
Sie benötigen dafür die Labs Erweiterungen

Labs öffnen

die benötigte Labs Funktion heißt: "Default Text Styling" oder auch "Standardtextstil".
Mit dieser Labs Funktion können Sie - sobald Sie diese aktiviert haben - über die Einstellungen "General" oder "Allgemein" die Schriftgröße (in vier Stufen), die Schriftart (Verdana, Times New Roman, Arial, etc.), Fett, Kursiv, sowie die Schriftfarbe für alle neuen Mails festlegen.

Aber Achtung: Nur weil Sie diese Einstellungen auswählen, müssen diese Formatierung vom Empfänger nicht unbedingt auch so gesehen werden. Das liegt nicht am gmail, sondern an der unterschiedlichen Art der einzelnen E-Maillösungen (Outlook, Webmailer, Thunderbird, etc.) mit der Darstellung bzw. Formatierung von Mails umzugehen.

Am besten - der Lesbarkeit wegen - ist daher immer keine, bzw. Standardformatierungen zu verwenden. Es geht in erster Linie um den Inhalt bei Mails, nicht um die Optik.

Schon gewusst: Photoshop Dateien direkt im Google Viewer öffnen

Wer gmail einsetzt und eine psd Datei als Anhang an eine Mail erhält, kann inzwischen auch Photoshop Dateien (psd) ohne extra Programm direkt in gmail öffnen und anschauen.

Das funktioniert übrigens auch in Google Docs, was es Kreativen noch besser möglich macht Google Docs als zentralen Fileserver zu verwenden. Selbst psd Dateien können dann dort abgelegt werden und trotzdem kann man schnell auf sie zugreifen, über den Viewer einen ersten Blick rein werfen und überprüfen, ob es die richtige Datei ist, bevor man sie herunterlädt.

Das schafft neue Möglichkeiten - Kollegen die kein Photoshop installiert haben, können mal schnell einen Blick in die Datei werfen.

Über die Möglichkeit Google Docs Dokumente über einen direkten Link freizugeben, kann man (wenn gewünscht) dem Kunden schnellen Zugriff auf das Dokument ermöglichen - auch dieser benötigt keine installierte Photoshop Version um mal einen Blick in das neue Layout zu werfen.

HowTo: Authentifizierung in zwei Schritten einrichten

Hier ein HowTo (Kurze Anleitung) wie man sich bei Google Apps mit der 2-step-verification noch sicherer anmelden kann. Übrigens jetzt auch für “normale” Google Nutzer:

HowTo: Authentifizierung in zwei Schritten einrichten

Mac OS X Adressbuch mit Google Apps Contacts synchronisieren

Eine Erklärung mit welchem Tool man zum Beispiel sein Mac OS X Adressbuch mit den Google Contacts in Google Apps synchronisieren kann, gibt es hier:
Mac OS X Adressbuch mit Google Apps Contacts synchronisieren

Google Docs hat eine neue Oberfläche der Dokumentenübersicht bekommen.
Aufgrund der vielen neuen Dokumententypen und Funktionen wurde eine neue, bessere Übersicht notwendig.

NEU
Es gibt jetzt eine Vorschau auf den Inhalt der Datei, sowie eine Übersicht über die Freigabeeinstellungen in einer Infoleiste auf der rechten Seite.
Auch eine neue Filterfunktion hat uns Google spendiert, mit der man Dokumententypen filtern kann…

…und Ordner heißen jetzt Sammlung (Collection)

Wer die neue Ansicht in seinen Google Docs nutzen möchte, braucht Google Apps Business und “Enable pre-release features”. Alle anderen müssen sich erfahrungsgemäß noch ein paar Wochen gedulden.

NEU: Desktop Benachrichtigung & zwei weitere Funktionen...

Seit dieser Woche gibt es jetzt auch für gmail Desktop Benachrichtigungen wenn neue Mails in die Inbox fliegen.Aktuell nur dann, wenn gmail auch in einem Tab geöffnet ist und nur mit dem Browser Google Chrome - aber kann Outlook Benachrichtigen wenn es nicht läuft?
Google hat uns sonst noch eine Suchfunktion für die Labs Funktionen und ein Icon das die Anzahl Mails in der Inbox anzeigt geschenkt.

Für das Icon und die Desktop Benachrichtigungen habe ich noch vor ein paar Tagen die Google Chrome Erweiterung “Minimalist Gmail” installiert.  Diese hat noch ein paar schicke Funktionen, so dass Sie noch nicht gleich wieder rausgeflogen ist bei mir, dazu irgendwann mal mehr.

Google Calender offline Funktion beibringen

Mit dieser kleinen Erweiterungen für Google Chrome kann man tatsächlich der Google Kalender jetzt schon offline Funktionen beibringen. Zusätzlich unterstützt die empfehlenswerte Erweiterung auch noch diverse Benachrichtigung (Notification) Erweiterungen, wie zum Beispiel Audio Benachrichtigung.

Checker Plus Lite for Google Calendar

Einfacher arbeiten mit gmail

Hier ein Artikel den ich letztes Jahr veröffentlicht habe, wie man mit gmail durch Drag & Drop noch einfacher arbeiten kann.