Schon gewusst: Mein Posteingang - meine Sortierung!

Jetzt gehört Ihr Posteingang wieder ein Stück mehr wirklich Ihnen, bei gmail können Sie jetzt die Sortierung selbst festlegen.

Welcher Mail Typ sind Sie? 

• Haben Sie lieber die aktuellsten Mails im Posteingang oben?
• oder lieber die wichtigsten Mails?
• oder lieber nur die wichtigsten, ungelesenen Mails?
• oder doch lieber nur die ungelesenen Mails?
• oder bestimmen sie am liebsten selbst, welche Mails oben und welche am Ende des Posteingangs liegen?

Na, haben Sie sich in der Liste wiedergefunden? Vermutlich! 

Quelle: gmailblog.blogspot.com

Gmail bietet jetzt genau diese Optionen als Sortierung für den eigenen Posteingang an.

• Klassischer Posteingang - aktuellste oben
• Wichtig (Important First) - wichtig oben
• Sortierter Posteingang (Priority Inbox) - ungelesen, wichtig oben
• Ungelesen (Unread first) - ungelesen oben
• Markiert (Starred first) - markiert oben

Die Ansichten kann man seid ein paar Wochen wählen - NEU ist jetzt aber, dass man es als Standardeinstellung speichern kann und dann seinen Posteingang immer in der gewünschten Sortierung angezeigt bekommt. Und wieder ein kleiner Schritt zum effizienteren Bearbeiten der Mails. 

Schon gewusst: gmail hilft jetzt beim denken!

Zwei ehemalige Labs Funktionen haben es direkt in Googles gmail geschaft.
“Don’t forget Bob” und “Got the wrong Bob?” - klingt lustig, ist aber ganz hilfreich. Gerade für Kreativschaffende die ja häufig in Projekten und nicht selten in vielen verschiedenen Projekten arbeiten.

Don't forget Bob hilft Ihnen niemanden mehr in einer Mail zu vergessen. Das Ganze funktioniert so: Wenn Sie regelmäßig an eine bestimmte Gruppe Menschen Mails schicken, was ja bei Projekten häufig der Fall ist, dann erinnert Sie Google jetzt daran, wenn Sie einen aus der Gruppe mal vergessen haben. Sie werden also gefragt, ob Sie dieses Mal absichtlich die vergessene Person nicht anmailen möchten.

Got the wrong Bob? funktioniert so ähnlich, nur das diese Funktion Ihnen hilft Tippfehler zu vermeiden. Gerade bei Personen mit gleichem Nachnamen oder Vornamen passiert es im Eifer des Gefechtes schnell mal, dass man bei der automatischen Ergänzungsfunktion von gmail nicht genau hinschaut und die falsche Mailadresse hinzufügt. Goolge glaubt das feststellen zu können und informiert einen über andere Optionen. 

Kurz notiert: gmail mit eigenem Hintergrundbild schöner machen - so geht's

Google gibt uns jetzt die Möglichkeit unser gmail mit einem eigenen Hintegrundbild schöner zu machen.

Wie es geht erklären uns die netten Google Mitarbeiter hier (und sogar auf deutsch) -
Neu: Eigenes Hintergrundbild bei Google Mail festlegen

Viel Spaß beim basteln

gmail Anhänge aus Google Docs

Frage: Wie kann man eigentlich Dokumente aus Google Docs direkt in gmail anhängen?

Antwort: Aktuell geht das direkt leider nicht, aber es gibt verschiedene kleine Umwege. Anbei mal die uns bekannten:

Variante 1 - Download und Upload
Man kann die Dokumente aus Google Docs herunterladen z.B. so:

Die Datei wird auf der Festplatte gespeichert und dann wieder z.B. per Drag & Drop an die Mail angehängt.

Variante 2 - InSync und Upload

In dem Fall ist nicht die Band aus den Neunzigern gemeint, sondern ein Tool (insync) mit dem man über den Finder (beim Mac) oder den Explorer (bei Windows) auf die Dateien in Google Docs zugreifen kann, als lägen Sie auf der eigenen Festplatte.
Jetzt kann man ohne den Umweg des Downloads direkt aus dem Finder / Explorer die Dateien an eine Mail anhängen, so wie man es auch mit anderen Dateien auf seiner Festplatte tut.

Es gibt noch eine dritte Variante, wobei diese nicht von gmail ausgeht, sondern direkt über Google Docs realisiert ist. Sie können ein einzelne (mehrere ist aktuell nicht möglich) Google Docs Dokument auch direkt per Mail versenden. Klicken Sie dazu bei dem Google Docs Dokument auf Share bzw. Freigabe und wählen Sie dann aus "als Anhang per E-Mail versenden". Diese Variante ist aber nicht zu vergleichen mit den oberen Beiden, da einem die ganzen Funktionen von gmail hier nicht zur Verfügung stehen (z.B. fehlt die Signatur, Formatierungsmöglichkeiten, etc.)

Fazit & Tipp
Aus Google Sicht sollte man vermutlich überhaupt keine Dokumente aus Google Docs per Anhang versenden (schon alleine wegen des Traffics), aber auch aus einem anderen Grund:
Mit jedem Anhang erzeugt man quasi eine Version des Dokuments, die unabhängig vom Originaldokument in Google Docs verändert werden kann. Die Stärken von Google Docs liegen in einer zentralen Speicherung und der Möglichkeit einfach gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten.  Überlegen Sie also gut, wann es sinnvoller ist, nur den Link zum Dokument zu versenden, anstatt eine Kopie an die Mail anzuhängen.

Wenn man übrigens mit Leuten arbeitet, die keinen Google Docs Zugang haben, kann man Ihnen auch einen Link senden, mit dem Sie direkt auf ein Dokument zugreifen können. (Dazu in den nächsten Tagen mehr)

gmail - schicke Signaturen PLUS Social Media Informationen

Seid Juli 2010 kann man auch bei gmail die Signaturen bzw. den Text der Signaturen formatieren und Bilder einfügen.

Wem das noch nicht weit genug geht, der kann zu der Erweiterung wisestamp greifen. Wisestamp kann besser formatieren und bietet die Möglichkeit eigene Social Media Seiten, sowie Instant Messenger Benutzernamen mit Icon in die Signatur zu integrieren.

Das Highlight von wisestamp ist, dass die Erweiterung sogar aktuelle Inhalte von eigenen Social Media Seiten in die Mail integrieren kann. z.B. die letzte News aus dem Blog, der letzte Tweet oder sogar ein Angebot aus dem eigenen eBay Shop.

Folgender Funktionsumfang kommt bei der Formatierung zusätzlich zu den gmail Signatur Formatierungsmöglichkeiten hinzu:

• Insgesamt 7 statt 4 Schriftgrößen
• mehr Schriftarten
• Schrifthintergrundfarbe
• Symbole einfügen
• Tabellen einfügen
• wem das alles nicht reicht, der kann sogar direkt das HTML bearbeiten

wisestamp google chrome Erweiterung

Da kann man sich doch austoben.

Die Erweiterung gibt es aktuell für Firefox und für Google Chrome:
http://www.wisestamp.com/

gmail - Standard Formatierung Schriftart und Schriftgröße festlegen

Frage: 
Wie kann man bei gmail Mails eine Standard Formatierung der Schriftart und Schriftgröße festlegen?

Antwort:
Sie benötigen dafür die Labs Erweiterungen

Labs öffnen

die benötigte Labs Funktion heißt: "Default Text Styling" oder auch "Standardtextstil".
Mit dieser Labs Funktion können Sie - sobald Sie diese aktiviert haben - über die Einstellungen "General" oder "Allgemein" die Schriftgröße (in vier Stufen), die Schriftart (Verdana, Times New Roman, Arial, etc.), Fett, Kursiv, sowie die Schriftfarbe für alle neuen Mails festlegen.

Aber Achtung: Nur weil Sie diese Einstellungen auswählen, müssen diese Formatierung vom Empfänger nicht unbedingt auch so gesehen werden. Das liegt nicht am gmail, sondern an der unterschiedlichen Art der einzelnen E-Maillösungen (Outlook, Webmailer, Thunderbird, etc.) mit der Darstellung bzw. Formatierung von Mails umzugehen.

Am besten - der Lesbarkeit wegen - ist daher immer keine, bzw. Standardformatierungen zu verwenden. Es geht in erster Linie um den Inhalt bei Mails, nicht um die Optik.

Schon gewusst: Photoshop Dateien direkt im Google Viewer öffnen

Wer gmail einsetzt und eine psd Datei als Anhang an eine Mail erhält, kann inzwischen auch Photoshop Dateien (psd) ohne extra Programm direkt in gmail öffnen und anschauen.

Das funktioniert übrigens auch in Google Docs, was es Kreativen noch besser möglich macht Google Docs als zentralen Fileserver zu verwenden. Selbst psd Dateien können dann dort abgelegt werden und trotzdem kann man schnell auf sie zugreifen, über den Viewer einen ersten Blick rein werfen und überprüfen, ob es die richtige Datei ist, bevor man sie herunterlädt.

Das schafft neue Möglichkeiten - Kollegen die kein Photoshop installiert haben, können mal schnell einen Blick in die Datei werfen.

Über die Möglichkeit Google Docs Dokumente über einen direkten Link freizugeben, kann man (wenn gewünscht) dem Kunden schnellen Zugriff auf das Dokument ermöglichen - auch dieser benötigt keine installierte Photoshop Version um mal einen Blick in das neue Layout zu werfen.

NEU: Desktop Benachrichtigung & zwei weitere Funktionen...

Seit dieser Woche gibt es jetzt auch für gmail Desktop Benachrichtigungen wenn neue Mails in die Inbox fliegen.Aktuell nur dann, wenn gmail auch in einem Tab geöffnet ist und nur mit dem Browser Google Chrome - aber kann Outlook Benachrichtigen wenn es nicht läuft?
Google hat uns sonst noch eine Suchfunktion für die Labs Funktionen und ein Icon das die Anzahl Mails in der Inbox anzeigt geschenkt.

Für das Icon und die Desktop Benachrichtigungen habe ich noch vor ein paar Tagen die Google Chrome Erweiterung “Minimalist Gmail” installiert.  Diese hat noch ein paar schicke Funktionen, so dass Sie noch nicht gleich wieder rausgeflogen ist bei mir, dazu irgendwann mal mehr.

Einfacher arbeiten mit gmail

Hier ein Artikel den ich letztes Jahr veröffentlicht habe, wie man mit gmail durch Drag & Drop noch einfacher arbeiten kann.